Як вибрати CRM-систему для бізнесу: що порівнювати і для чого

CRM-система (Customer Relationship Management) — це програма для управління взаємодією з клієнтами. Вона допомагає бізнесу вести облік контактів. А ще контролювати продажі, автоматизувати процеси й будувати довгострокові стосунки з клієнтами. Сьогодні без CRM важко уявити бізнес. Правильна CRM дозволяє не тільки зберігати інформацію, а й покращити обслуговування, зменшити втрати клієнтів та збільшити прибуток. Але яка CRM краще? Ми підкажемо як вибрати CRM, що порівнювати і навіщо.

Визначення потреб бізнесу – для чого вам CRM-система

Як вибрати CRM? Для початку розуміти, для чого вона вам. Кожен бізнес має свої цілі. Наприклад, один хоче збільшити продажі, інший — краще обслуговувати клієнтів, а третій — автоматизувати документообіг. Подумайте про масштаб вашої компанії. Для малого бізнесу підходять прості рішення. Для великої компанії — складніші, з багатьма функціями.

Також варто зрозуміти, які процеси ви хочете автоматизувати. Наприклад:

• продажі;
• обробка заявок;
• email-розсилки;
• звітність.

Зробіть список найважливіших задач. Це допоможе підібрати систему, яка закриє саме ваші потреби.

Основні критерії вибору CRM-системи

Щоб CRM-система дійсно допомагала бізнесу, а не заважала, важливо звертати увагу на ключові характеристики. Не всі системи однакові. Вони відрізняються функціональністю, зручністю та вартістю. Нижче — головні речі, які варто порівнювати перед вибором.

Функціональність

Це найперше, що варто проаналізувати, коли обираєте яка CRM краще. Дивіться, що вміє система. Чи є в ній:

• картка клієнта;
• воронка продажів;
• календар задач;
• звіти та аналітика;
• автоматизація листів чи нагадувань.

Якщо чогось не вистачає — можливо, ця CRM вам не підходить.

Інтерфейс і зручність

Проста і зрозуміла CRM-система — це велика перевага. Якщо співробітники не зможуть швидко в неї вникнути, вони нею не користуватимуться. Це буде просто “мертвий” софт. Оцініть інтерфейс ще до того як вибрати CRM. Якщо вам легко — значить, усе добре.

Мобільність

Чи є мобільна версія або додаток? Якщо ваші менеджери працюють “у полі”, це дуже важливо. З мобільною CRM вони зможуть переглядати задачі, дзвонити та писати клієнтам прямо з телефону.

Інтеграції

CRM-система має працювати з тим, чим ви вже користуєтесь. Наприклад:

• пошта (Gmail, Outlook);
• месенджери (Telegram, WhatsApp);
• телефонія;
• 1С або інші бухгалтерські системи;
• сайт (форми заявки, чат).

Чим більше інтеграцій — тим менше ручної роботи.

Безпека

В CRM зберігаються дані клієнтів. Вони мають бути захищені. Подивіться, чи є в системі:

• розмежування прав доступу;
• двофакторна авторизація;
• резервне копіювання.

Це особливо важливо для компаній, які працюють із конфіденційною інформацією.

Масштабованість

Сьогодні у вас 5 співробітників, а завтра — вже 20. CRM-система має “рости” разом із вами. Зверніть увагу, чи є тарифні плани для різного розміру бізнесу. Це допоможе зрозуміти яка CRM краще підходить саме для вашої компанії.  

Порівняння популярних CRM-систем

На ринку дуже багато CRM-систем. Ось короткий огляд кількох популярних:

• Бітрікс24. Підходить для малого та середнього бізнесу. Має багато функцій — продажі, задачі, чати, диск. Але інтерфейс трохи складний, потрібен час на адаптацію.
• HubSpot. Зручна і сучасна. Має безкоштовну версію з базовим функціоналом. Добре підходить для стартапів та малого бізнесу.
• Zoho CRM. Гнучка система з великими можливостями. Підтримує автоматизацію, аналітику, інтеграції. Добре підходить для середніх і великих компаній.
• Salesforce. Підходить великим компаніям і корпораціям. Потужна, але дорога і складна в налаштуванні.
• Pipedrive. Проста, візуальна і зручна. Сфокусована на продажах. Добре підходить для невеликих команд.

Читайте також: Як отримати патент в Україні: вимоги, етапи та типові помилки

Порівнюйте не тільки функції, а й те, наскільки система підходить саме вашій сфері. Наприклад, для інтернет-магазину потрібне одне, а для консалтингу — зовсім інше.

Як протестувати CRM-систему  

Не купуйте CRM одразу. Більшість сервісів дають безкоштовний тестовий період. Це ваш шанс перевірити, чи підходить система. Запросіть до тестування тих, хто буде з нею працювати щодня. Хай менеджери, продавці чи адміністратори спробують виконати свої звичні задачі. Ви одразу побачите яка CRM краще, що зручно, а що — ні.

Під час тесту зверніть увагу на:

• швидкість роботи;
• логіку інтерфейсу;
• зручність фільтрів і пошуку;
• роботу на телефоні або планшеті.

Після тесту зберіть відгуки команди. Якщо CRM не подобається людям, вони нею користуватися не будуть.

Зверніть увагу на вартість перед тим як вибрати CRM. Дивіться не тільки на щомісячну ціну, а й на інші витрати:

• налаштування та впровадження (іноді це окрема послуга);
• навчання співробітників;
• додаткові модулі чи інтеграції;
• плата за кожного нового користувача.

Деякі CRM виглядають дорожчими, але мають усе в одному. Інші — дешевші, але за кожну функцію треба платити окремо.

Порада: зробіть таблицю з цінами для 6–12 місяців використання. Так вам буде легше порівнювати варіанти.

Поради як вибрати CRM

Ось кілька порад, які допоможуть вирішити яка CRM краще та уникнути помилок:

• Не вибирайте найпопулярнішу CRM, якщо вона вам не підходить. Важливо, щоб вона відповідала саме вашим задачам.
• Залучайте команду до вибору. Якщо люди самі обирають, вони охочіше працюватимуть у системі.
• Не намагайтесь одразу автоматизувати все. Почніть із основних процесів, поступово додаючи інше.
• Слідкуйте за ефективністю. Через місяць-два оцініть, що покращилося: швидкість обробки заявок, кількість продажів, менше помилок?
• Не бійтеся міняти CRM, якщо вона не працює. Вибір системи — це не назавжди. Інколи краще змінити, ніж “тягнути” незручну програму роками.

Як вибрати CRM для свого бізнесу

Яка CRM краще? Це залежить і від вашого бізнесу. Дивіться у відео, як вибрати CRM для себе і не прогадати:

Висновки

CRM-система — це інструмент, який допомагає бізнесу зростати. Але для цього вона має відповідати саме вашим задачам, команді й бюджету. Щоб обрати правильну CRM:

• визначте свої цілі,
• порівняйте функціональність і зручність,
• протестуйте кілька варіантів,
• зверніть увагу на підтримку й витрати.

Не шукайте ідеальну CRM — шукайте ту, яка працює для вас.

Відповіді на часті запитання

Що таке робота в CRM-системі?

Це щоденне використання CRM для ведення клієнтів і продажів. Співробітники додають контакти, фіксують дзвінки, ставлять задачі. CRM-система допомагає не забувати про клієнтів і працювати ефективно.

Як розшифрувати CRM?

CRM — це скорочення від Customer Relationship Management. У перекладі це — управління взаєминами з клієнтами.